Déc 05
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Mode d’emploi d’une coopération réussie avec nos comptables ESS

FINACOOP est un cabinet d’expertise comptable, on ne vous apprend rien. Le détail des prestations de la saisie comptable à la création des statuts ESS en passant par un accompagnement stratégique se trouvant ici, il nous importe là de vous expliquer ce que notre métier implique dans les grandes lignes, et ce d’un point de vue plutôt opérationnel mais pas que. Histoire de vous faire rêver et surtout qu’on se comprenne bien, vous apprécierez.

Caractéristiques principales du métier de comptable aka déchiffreuse

Il était une fois un métier saisonnier, un peu comme la récolte de patates sauf que dans notre cas, le pic est de janvier à juin. Entre les clôtures de fin d’exercices et les Assemblées Générales (AG), c’est le rush. Le reste de l’année est donc un peu plus détendu, enfin normalement. Notre métier consiste pour beaucoup à assurer les saisies, numérisations et transferts de flux de pièces comptables, à faire l’interface avec les administrations publiques et à assurer une veille législative pour vous tenir informé·es du truc sans oublier de répondre à vos nombreuses questions.

Tout ça fait que les déchiffreuses de FINACOOP font face à 5 enjeux principaux :

  • tenir les échéances (comptables, fiscales, sociales et juridiques)
  • chercher, traiter et traduire des informations fiables et à jour
  • résoudre des problèmes que peu de gens comprennent avec des solutions qu’encore moins de gens comprennent
  • être disponible
  • faire de la pédagogie

Ce qui permet de soulager nos bénéficiaires en temps et charge mentale, mais aussi d’avoir les clés de compréhension de leur gestion. Autrement dit, l’équipe les décharge pour bonne part de diverses difficultés avec tout le stress que cela implique et ce n’est pas rien.

Et nous, ça on veut le faire et bien le faire. Reste que pour rendre un travail de qualité, on a besoin de s’assurer de le réaliser dans de bonnes conditions. Conditions qui demandent de s’entendre sur quelques points. Bref de coopérer.

Un gros travail en amont

Avant tout chose, on a besoin de se connaître, de vérifier ensemble leurs outils de gestion, ceux en communs, d’identifier toutes les catégories de pièces à fournir, de mettre au clair nos disponibilités et échéances réciproques, de convenir des modalités d’échanges (tel, mail, rdv en face à face) etc. Prendre ce temps dès le début est necessaire pour s’entendre sur un fonctionnement et ainsi gagner un temps précieux dans le déroulement de la mission. On sait d’expérience que le temps insuffisamment pris au préalable a comme conséquence d’en prendre bien plus par la suite pour résoudre les problèmes dûs à une incompréhension de départ. L’intérêt est double : ne pas surcharger le travail des déchiffreuses et éviter aux bénéficiaires une augmentation des honoraires. Cette perspective a de quoi motiver, n’est-ce pas ?

Ne pas être constamment dans l’urgence

On est bien placé·es pour le savoir, il arrive des situations problématiques et imprévues qui nécessitent de vite réagir. Cela s’appelle des urgences et il convient de pouvoir y faire face. Il convient aussi de ne pas transformer toute demande de bénéficiaire et toute démarche périodique de déchiffreuse en urgence. Dès lors que des deadlines et autres échéances sont posées en amont, il s’agit ‘juste’ d’anticiper, il s’agit ‘juste’ de fournir les pièces régulièrement et demander par exemple et au hasard une situation comptable intermédiaire au 30/09 suffisamment à l’avance. L’expérience là aussi nous a montré qu’être constamment sous la pression ne permet ni travail de qualité, ni bien être professionnel. Le but est donc de s’éviter une charge stressante pour fournir des déclarations fiscales et autre ‘situ’ de toute beauté, et ainsi permettre aux bénéficiaires de présenter une saine gestion à leurs interlocuteur·rices s’assurant ainsi leur confiance. Forcément, illes y gagneront.

Trop de sollicitations tue la disponibilité

FINACOOP et ses déchiffreuses deviennent des interlocutrices privilégiées dans la gestion de l’asso, la coop ou autres entreprises de l’ESS. Du coup, on a pas mal de choses et de questions à se poser régulièrement et c’est bien normal. Il importe donc d’être disponible pour tout ça. Reste qu’on a vite fait de passer à une hyper-sollicitation avec des échanges à tout va. On devine facilement la mise en tension quand coté bénéficiaire, il y a une activité à développer et côté déchiffreuse, tous les autres dossiers à gérer en parallèle. A savoir que sa disponibilité est nécessaire à chacun·e et donc exclusive à personne. Sa disponibilité est aussi comptabilisée dans le cadre des 35h, enfin à peu près, et de la lettre de coopération, du contrat quoi. Ne pas déborder permet de s’éviter ainsi surcharge de travail et ho(no)raires supplémentaires (cf. un gros travail en amont).

Soutenir au delà de la gestion

Si échanger autour de la gestion est central, il n’en demeure qu’être informé·es dans les phases clés du développement ou en cas de difficulté est aussi essentiel. Rappelons que ce qui nous botte chez FINACOOP en plus de faire de bons comptes c’est bien d’apporter un soutien aux bénéficiaires, c’est bien de favoriser une transformation sociale. Il est vrai que les bénéficiaires ne sont pas forcément habitué·es à cela mais l’idée est vraiment de pouvoir les accompagner dans chaque étape en les conseillant bien sûr et les soutenant par une mise en relation avec notre communauté ESS et par un relai sur nos outils de communication des campagnes de levée de fond ou concours. L’idée est bien de faire converger les causes, leurs besoins et nos ressources. Ce serait dommage de s’en priver.

Et oui, un travail et une coopération de qualité nécessitent de prendre le temps suffisant tout en en faisant bon usage, et pour cela en privilégiant les informations essentielles et prévoyant a minima les choses. De ce cadre d’un bon fonctionnement entre les bénéficiaires et nous, il ne pourra en ressortir qu’un compte de fée, vous l’avez deviné.

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L'équipe de FINACOOP